外国语学院办公室主任岗位职责

1、主持院办公室全面工作,并负责协调办公室与各系部的各项工作。

2、根据院行政事务工作需要,建立健全各项管理规章制度,并认真贯彻执行。

3、负责院工作计划总结、大事记和请示报告等行政公文的起草、呈报工作。

4、负责各类文件的登记、收发、传阅、立卷、归档、保管,做好保密工作。

5、按照印章、介绍信管理规定,使用学院行政公章,开具院行政介绍信,为院各部门及师生提供服务和方便。

6、负责系固定资产的管理及办公用品的购置、领取、监督使用工作。

7、协助院长做好系财务管理工作。按规定审核各项行政经费开支、经费报销,审批各类津贴、奖酬金、课时费发放,定期向主管领导汇报经费使用情况。

8、做好全系防火、防盗、安全卫生和节能工作。

9、负责对外联络、公务接洽、来宾接待工作。负责全系重大活动的组织协调以及行政接待工作。

10、接待群众来电、来信、来访,做好接谈、记录、请示和处理 工作

11、协助院长做好日常行政事务管理,定期对各项行政工作进行检查与落实,为教职工做好优质服务。

12、做好各类工作会议的组织安排,并做好会议决定与其他重要决策落实的督查、督办工作。做好系党政联席会议记录并起草会议纪要,执行会议决定。

13、负责院行政办公人员的考勤和节假日、寒暑假系值班工作的安排和管理。

14、认真了解和掌握外国语学院各部门的教学和工作秩序、师生情况和意见,并将所发现的问题及时向领导汇报,为领导提供决策依据,当好领导的参谋和助手。

15、做好院教职工的福利工作。协助院工会做好各项工作。

16、负责安排并指导办公室教学秘书和行政秘书做好各项工作。

17、认真、高效地完成院领导交办的其他工作。